Tại sao sai lầm kế toán lại nghiêm trọng?
Sai sót trong công tác kế toán không chỉ gây rắc rối nội bộ mà còn dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính và thậm chí xử lý hình sự. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất mà H&T Bay gặp khi tư vấn cho doanh nghiệp, kèm theo hướng khắc phục cụ thể.
Sai lầm 1: Hóa đơn không hợp lệ hoặc thiếu thông tin
Biểu hiện
- Hóa đơn không có chữ ký, con dấu của bên bán
- Thông tin mã số thuế người mua/bán bị sai
- Hóa đơn viết tay có tẩy xóa, không rõ ràng
- Mua hàng nhưng không lấy hóa đơn
Hậu quả
Chi phí không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), đồng thời không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Cách khắc phục
- Kiểm tra đầy đủ thông tin trên hóa đơn ngay khi nhận
- Yêu cầu nhà cung cấp xuất lại hóa đơn nếu có sai sót (thực hiện điều chỉnh/thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn trước khi thanh toán
Sai lầm 2: Hạch toán sai tài khoản kế toán
Biểu hiện
- Chi phí mua tài sản cố định hạch toán vào chi phí ngay trong kỳ thay vì qua tài khoản 211 (TSCĐ)
- Nhầm lẫn giữa chi phí trả trước (TK 242) và chi phí phát sinh trong kỳ
- Doanh thu chưa thực hiện được ghi nhận sớm
Hậu quả
Báo cáo tài chính phản ánh sai lệch tình hình doanh nghiệp, dẫn đến sai số thuế phải nộp và có thể bị cơ quan thuế điều chỉnh khi thanh tra.
Cách khắc phục
- Áp dụng đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC với doanh nghiệp vừa và nhỏ) về hệ thống tài khoản kế toán
- Đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán về các tài khoản hay nhầm lẫn
- Thực hiện đối chiếu số dư tài khoản hàng tháng
Sai lầm 3: Thanh toán tiền mặt cho giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên
Biểu hiện
- Chi trả tiền mặt cho nhà cung cấp với giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên
- Không lưu chứng từ chuyển khoản ngân hàng tương ứng
Hậu quả
Theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Cách khắc phục
- Bắt buộc thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, ủy nhiệm chi, thẻ) với mọi giao dịch từ 20 triệu đồng
- Lưu trữ sao kê ngân hàng đầy đủ, đối chiếu với hóa đơn
- Thiết lập quy chế nội bộ cấm thanh toán tiền mặt cho các hợp đồng lớn
Sai lầm 4: Không lưu trữ chứng từ đầy đủ và đúng thời hạn
Biểu hiện
- Thất lạc hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi
- Xóa dữ liệu kế toán điện tử trước thời hạn lưu trữ
- Không lưu trữ biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu
Hậu quả
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm với chứng từ kế toán thông thường và 10 năm với tài liệu kế toán liên quan đến tài sản lâu dài. Thiếu chứng từ khi thanh tra có thể bị phạt và truy thu thuế.
Cách khắc phục
- Xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ có phân loại theo năm, theo loại giao dịch
- Scan và lưu bản điện tử song song với bản giấy
- Đặt lịch nhắc nhở kiểm tra kho chứng từ định kỳ 6 tháng/lần
Sai lầm 5: Kê khai sai hoặc bỏ sót khoản thu nhập chịu thuế
Biểu hiện
- Không kê khai các khoản thu nhập khác như thanh lý tài sản, tiền phạt do đối tác vi phạm hợp đồng
- Bỏ sót doanh thu từ hoạt động tài chính (lãi tiền gửi, lãi cho vay)
- Không kê khai thu nhập nhận từ nước ngoài
Hậu quả
Bị truy thu thuế TNDN trên toàn bộ phần thu nhập bỏ sót, cộng thêm tiền phạt 20% số thuế trốn và tiền chậm nộp theo Điều 138 Luật Quản lý thuế 2019.
Cách khắc phục
- Rà soát toàn bộ tài khoản ngân hàng và sổ sách để đảm bảo mọi khoản thu nhập đều được ghi nhận
- Phân loại rõ ràng doanh thu hoạt động kinh doanh, tài chính và thu nhập khác
- Tham khảo ý kiến tư vấn thuế trước khi lập tờ khai quyết toán năm
Kết luận
Phòng ngừa sai lầm kế toán đòi hỏi quy trình chặt chẽ, nhân sự được đào tạo bài bản và hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong số trên, hãy liên hệ H&T Bay để được kiểm tra và tư vấn khắc phục kịp thời.