Khung pháp lý về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam hiện được điều chỉnh bởi hai văn bản chính:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 123
Đây là sự thay thế hoàn toàn cho Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP trước đây.
Lộ trình áp dụng bắt buộc
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, lộ trình triển khai HĐĐT trên toàn quốc:
| Thời điểm | Phạm vi áp dụng | |-----------|-----------------| | 01/7/2022 | 6 tỉnh/thành phố thí điểm giai đoạn 1 (Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định) | | 01/11/2022 | Toàn bộ 63 tỉnh/thành phố – tất cả doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi |
Tính đến thời điểm hiện tại (2026), 100% doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam phải sử dụng HĐĐT. Hóa đơn giấy chỉ được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt được Bộ Tài chính phê duyệt.
Hai loại hóa đơn điện tử
1. HĐĐT có mã của cơ quan thuế
- Cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua
- Bắt buộc áp dụng với hộ kinh doanh, hộ cá thể và một số trường hợp do cơ quan thuế chỉ định
- Doanh nghiệp rủi ro cao theo đánh giá của cơ quan thuế
2. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp tự cấp và gửi trực tiếp cho người mua
- Phải truyền dữ liệu hóa đơn lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin
Nội dung bắt buộc trên HĐĐT
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin:
- Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, MST của người bán và người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ
- Thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán
- Chữ ký số của người bán (và người mua nếu là B2B)
- Thời điểm ký số trên hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế (nếu là HĐĐT có mã)
Thời điểm lập hóa đơn
| Trường hợp | Thời điểm lập | |------------|---------------| | Bán hàng hóa | Tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng | | Cung cấp dịch vụ | Tại thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền (tùy cái nào đến trước) | | Xây dựng, lắp đặt | Tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao | | Bán xăng dầu tại cây xăng | Sau mỗi lần bán |
Điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử
Khi có sai sót, doanh nghiệp xử lý theo 2 phương thức:
- Hóa đơn điều chỉnh: Lập hóa đơn mới ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số... ngày...
- Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ; hóa đơn cũ phải được hủy
Cả hai phương thức đều phải có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên (biên bản điều chỉnh hóa đơn) trước khi lập hóa đơn mới.
Các nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế chấp thuận
Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm HĐĐT từ danh sách các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép, bao gồm các nhà cung cấp lớn như MISA, VIETTEL, VNPT, BKAV, FPT... Danh sách đầy đủ tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Lưu trữ hóa đơn điện tử
- Thời hạn lưu trữ tối thiểu: 10 năm (theo Điều 41 Luật Kế toán 2015)
- Phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, truy xuất được khi cần
- Có thể lưu trữ trên hệ thống của đơn vị hoặc thuê dịch vụ lưu trữ đám mây
Xử phạt vi phạm
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn:
- Không sử dụng HĐĐT theo quy định: phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng
- Lập HĐĐT không đầy đủ nội dung bắt buộc: phạt từ 4 – 8 triệu đồng
- Sử dụng HĐĐT không hợp pháp: phạt từ 20 – 50 triệu đồng
Kết luận
Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc và không thể đảo ngược trong bối cảnh chuyển đổi số của ngành thuế Việt Nam. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm và quy trình nội bộ đáp ứng đầy đủ yêu cầu. H&T Bay hỗ trợ tư vấn lựa chọn phần mềm, triển khai và vận hành HĐĐT đúng quy định cho doanh nghiệp.